一元管理できる便利さが大きい

オンデマンド印刷に特化してサービスを提供している株式会社オンデマンドの営業部 部長 間中裕之様と業革システム開発部 主任 生島和明様にSkyDesk CRMの導入についてお話を伺いました。

サービス概要

当社は、創業20年でオンデマンド印刷が登場し始めた頃からオンデマンド印刷に特化したサービスを提供しています。設備も充実し、生産力の高さも当社の強みのひとつであります。

オンデマンド印刷に特化して、設備投資やシステムを利用した業務の自動化を進めたことで、本当に必要な種類、必要な部数だけを迅速に製造することを可能にし、費用・場所・時間の削減に成功しています。オンデマンド専業の印刷会社として創業地の名古屋はもちろん、全国のお客様に向けてオンデマンド印刷による付加価値を付けたサービスを提供しています。

環境変化と営業管理

営業部 部長 間中 裕之 様営業部 部長 間中 裕之 様

印刷会社といえば、大量部数を印刷することで単価を安く抑えられるオフセット印刷を主軸としたサービスを提供している会社が多く、少量部数で手間の割に売上げは高くないオンデマンド印刷については、当社に発注をいただくというケースが多くあります。そのため、取引のある会社をまわるだけで仕事が来るという時代がありました。その当時は、新規を開拓するための商談管理は殆どしておらず、作業伝票や受注記録など結果だけの管理をしていました。

しかしながら、印刷会社も外注費がかさんでくると費用を抑えるために内製化を進めるようになってきて、請負う仕事が減ってきます。そのため、当社を知っているお客様だけでなく、新しいお客様を開拓するための活動もして行くことにしました。そこで同時に、商談管理や日報をエクセルで始めることにしました。

エクセルで始めた営業管理

既に取引のあるお客様の記録もない状況だったので、まずは顧客台帳を作るところから始めました。さらに、営業の活動を把握するために日報を書かせることを始め、徐々に見積もりを何件提出したか、何件受注できたかといった情報を出力したエクセルシートに記録するようにしました。

営業活動を記録して管理することを始めたものの管理が充分とは言える状況ではありませんでした。

顧客管理システム導入前に抱えていた課題

お客様のクレーム情報の管理は充分にできていませんでした。基幹システムで管理している作業指示に、納品物に不良があったなどのクレーム情報を記録していました。同じ案件を進める場合は、前回の不良情報を確認できるのですが、同じお客様でも別の案件になるとその情報が見つけづらく、結果としてお客様に同じ迷惑をかけてしまうこともありました。

また、エクセルは自由に入力できるという便利さはありますが、後から集計や分析を行おうとすると、非常にやりづらいツールなので、営業が提出する日報に記録されている見積もり件数から受注率を計算するなどができず、記録を残せるようにしたものの、記録された情報を活用できないという課題もありました。

そこで、何かしら顧客管理システムを入れなければいけないということになりました。

導入前の課題
  1. 同じお客様で同じ不良(クレーム)が発生
  2. エクセルに記録された情報の活用が不十分

顧客管理システムの選定条件

業革システム開発部 主任 生島 和明 様業革システム開発部 主任 生島 和明 様

顧客管理システムの導入を検討し始めた当初は、社内サーバーで構築したいと考えており、クラウドサービスを利用するという考えはありませんでした。

しかし、当社のニーズを反映した形で営業情報を貯めるためのシステムを構築するのは相当な労力を要するのと、そのシステムを構築できたとしても、その後のメンテナンスも苦労することが予想されたため、当社では初めてだったのですが、クラウドサービスを利用しようということにしました。

SkyDesk CRM 導入の決め手

SkyDeskの活用方法のデモンストレーションを見せていただいたのですが、エクセルで管理していたことを乗せ換えることができそうだったのと、課題であったクレーム管理やデータの分析もできることが導入の決め手になりました。

導入の決め手
  1. エクセルのデータを乗せ換えられる
  2. クレーム管理ができる
  3. データ分析ができる

導入時に工夫された点

今回、SkyDesk CRM を導入する前から、何かしらの顧客管理のソフトを導入することを考えていたのですが、いざ導入しても使わない宝物は意味がないので、まずは、エクセルに営業が情報を入力する癖付けから取り組みました。一人、二人が入れるだけでは意味がないので、全員がきちんと入力する癖が付くまで一人ひとりフォローして、全員が同じレベルで入力してくれるようになった段階でCRMを導入しました。

また、エクセルで管理していたことを一度に全部CRMに移し変えるということはしませんでした。最初に取引先の情報を入れて、徐々にCRMに入力していくようにして、最後にエクセルに入力していたものをCRMに入力するようにしました。

導入して感じている効果

情報が一元管理できる便利さは大きいです。不良が出た時の情報も取引先単位で確認できるようになりましたし、担当者が変わっても後任者に情報をきちんと引き継ぎやすくなりました。入力作業もエクセルで管理していた時よりもとてもラクです。

また、自社で構築したりすると最初に決めたことしかできないですけど、SkyDesk CRM は、色々なカスタマイズができ、営業が管理したい項目の追加とかも自由にできて柔軟性があるサービスだと思います。

導入の効果
  1. 情報を一元管理できる
  2. 引継ぎが正確・簡単
  3. 項目追加などカスタマイズが簡単

今後の活用について

次は、分析系のところに取り組みたいと考えています。SkyDesk CRM にデータも溜まってきているので、ある程度見たい指標が出せるようになっています。現在、分析結果をリーダークラスに周知して、それを基に来年度の方針を立ててもらっているところです。

1年単位だけでなく、1ヶ月単位といったスパンのデータでも分析して活動に反映していくということにも取り組んでいきたいと思います。

ありがとうございました。

株式会社オンデマンド様(愛知県 名古屋市)
事業内容
1997年に設立された株式会社オンデマンド様は、設立時より常にオンデマンド印刷技術に挑戦し続けており、社名に掲げる「オンデマンド印刷」に特化したサービスでお客様に感動と驚きを提供しています。
グループ会社
有限会社オンデマンド印刷(愛知県名古屋市)、有限会社OBS(愛知県大口町)、株式会社プリコ(東京都江戸川区)
設備
名古屋:デジタル印刷機26台、製本機4台、裁断機7台、中綴じ機2台、紙加工機18台
東京:デジタル印刷機15台、製本機2台、裁断機5台、中綴じ機1台、紙加工機6台
URL
http://www.ondemand.co.jp/