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ビューをユーザーに共有

SkyDesk Reportsでは、データ、レポート、ダッシュボードをユーザーに非公開で簡単に共有できます。すべての共有ビューは、共有されたユーザーがいつでも、どこからでもオンラインでアクセス可能で、添付ファイルとしてメールする必要はありません。共有されたビューは、常に最新の状態で、共有ユーザーがアクセスすると、いつでも最新のデータが反映されています。

 

  1. ビューを共有するには?
  2. 複数のビューを同時に共有できますか?
  3. ワークスペースのフォルダーを共有できますか?
  4. データテーブルから選択した列を共有できますか?
  5. 共有したユーザーに表示されるものは?
  6. 自分の連絡先リストに登録されているユーザーに、ビューを共有できますか?
  7. 何名のユーザーに、自分のレポートを共有できますか?
  8. 共有中に、データを抽出できますか?
  9. 共有中に、動的にフィルターを適用できますか?
  10. 変数とは?
  11. デフォルトの変数とは?
  12. 変数を作成するには?
  13. 共有したビューについて、ユーザーに通知できますか?
  14. 付与した権限を編集できますか?
  15. 共有を解除できますか?

1. ビューを共有するには?

2. 複数のビューを同時に共有できますか?

はい、可能です。[エクスプローラー]タブで、対象のビューを選択してから共有します。複数のビューを同時に共有する際には、フィルター条件を適用できません。

3. ワークスペースのフォルダーを共有できますか?

はい、可能です。フォルダーにあるビューを共有するには、マウスオーバーすると表示される[アクション]アイコンをクリックし、[このフォルダーのビューを共有 > [新しいユーザーに共有]を選択します。

 

4. データテーブルから選択した列を共有できますか?

はい、可能です。これにより、ユーザーがどのデータを参照してレポートを作成するか管理できます。テーブルに機密性の高いデータがある場合に、特に役立つでしょう。
 
テーブルから選択した列を共有するには、次の操作を行います。

  1. 共有するビューを開きます。
  2. 上記で説明したように、共有操作を設定します。
  3. [権限とフィルターの適用]リンクをクリックします。[権限とフィルターの適用ダイアログが開きます。 
  4. [閲覧権限]にある[すべての列]リンクをクリックしてから、共有対象の列を選択します。

 

ユーザーに、テーブルを共有します。共有されたユーザーは、閲覧時やレポート作成時に、選択した列だけにアクセスできます。 

5. 共有したユーザーに表示されるものは?

SkyDesk Reportsでは、ユーザーとビューを共有する際に、付与する詳細な権限を設定できます。そのため、共有されたビュー上では、アクセスして許可された操作だけを実行できます。

次のプレゼンテーションでは、共有権限について、詳しくご紹介しています。

6. 自分の連絡先リストに登録されているユーザーに、ビューを共有できますか?

はい、可能です。[ユーザーの追加]リンクをクリックします。[連絡先]ダイアログが開き、SkyDeskの連絡先/Googleの連絡先/共有された連絡先の一覧が表示されます。

一覧に表示されているユーザーに、ビューを共有できます。 

7. 何名のユーザーに、自分のレポートを共有できますか?

お使いのアカウントに許可されているユーザーと、ビューを共有できます。

8. 共有中に、データを抽出できますか?

9. 共有中に、動的にフィルターを適用できますか?

はい、可能です。SkyDesk Reportsでは、システム変数セットを提供しており、また共有するカスタム変数も作成できます。 

10. 変数とは?

変数は、アカウント管理者やワークスペースの管理者が動的な値をワークスペースの個々のユーザーに割り当てるのを支援するプレースホルダーです。SkyDesk Reportsでは、デフォルトの変数セットを提供しています。また、独自のカスタム変数も作成できます。 

動的にレポートをフィルターするために、変数をレポート共有時のフィルター条件として使えます。 

フィルター条件で変数を使用する方法については、上記の質問を参照してください。 

11. デフォルトの変数とは?

SkyDesk Reportsは、フィルター条件で使用可能な定義済みのシステム変数を提供しています。以下の通りです。

システム変数名 説明
System.login.email ログインしているユーザーのメールアドレスを返す
System.login.firstname ログインしているユーザーの名を返す
System.login.lastname ログインしているユーザーの姓を返す
System.login.fullname ログインしているユーザーの姓名を返す

12. 変数を作成するには?

[ワークスペース設定]タブで、変数を作成できます。詳細については、こちらを参照してください。 

13. 共有したビューについて、ユーザーに通知できますか?

はい、[招待メールの送信]タブを使って、共有したユーザーに通知できます。表示されたフィールドに、通知メールのメッセージを編集できます。 

また、自分に通知メールの写しを送信することも可能です。 

14. 付与した権限を編集できますか?

はい、可能です。[共有]をクリックしてから、必要に応じて以下のいずれかを選択します。各ダイアログで、マウスオーバーすると表示される[編集]アイコンをクリックします。 

ビューで共有の詳細を編集

ユーザーで共有の詳細を編集

公開共有の編集

 

15. 共有を解除できますか?

はい、可能です。上記の質問で指定されているように、[既存の共有の詳細]を開いてから、共有を解除したいビューに該当する[ごみ箱]アイコンをクリックします。 

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