自動化

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概要

[自動化]機能は、特定の条件が合ったときに、自動化されたタスクを対象のイベント(フォームでのレコードの追加時、レコードの更新時、またはその両方)で実行する場合に使用します。これはルールとタスクを利用して実行されます。

ルールと関連のタスクを持つProduct Sales フォームの自動化ページ
ルール一覧

注文の[数量]が10以上の場合、[クーポンコード]項目を表示するルールを作成する短い動画

ルール

ルールはオプションの条件が満たされたときに、指定されたフォームのイベント(レコードの追加、レコードの更新、またはその両方)でトリガされるタスクを定義します。ルールにタスクを関連付けていない場合、タスクはトリガーになりません。つまり、 すべてのルールとタスクは、互いの動きに関連付けられている必要があります。新しいルールを作成するには、フォームの設定-> 自動化に移動します。 自動化のページはルールとタスクのタブで構成されています。ルールのタブはデフォルトで選択されています。 

ルールは以下から成ります:

  • 基本情報:ルール名と説明
  • 実行:指定したタスクが実行される時のイベント(レコードの追加、更新またはその両方)
  • 条件(オプション):特定のタスクが実行される際に基づく条件 
  • タスクを関連付ける:オプションの条件が合致した際に実行されるタスク

a. 基本情報 

このパネルでルール名と説明を割り当てます。

  • ルール名を入力します。文字数の上限は255文字です。例:確認メールの送信
  • このルールの詳細を入力します。詳細には、ルールの目的を指定してください。文字数の上限は255文字です。

ルールのページの基本情報のパネルの画面
ルールの基本情報

b.実行

[実行]パネルは、関連付けたタスクが実行される際に特定のイベントを定義します。

イベントについて:

  • 追加 - 追加オプションを選択すると、データベースに新しいレコードが追加された後、関連付けたタスクのトリガーになります。関連付けた項目のタスクは新しいレコードがフォームに入力された際に実行されます。
  • 更新 - 更新オプションを選択すると、 データベースで既存のレコードが編集された後、関連付けたタスクのトリガーになります。関連付けた項目のタスクはレコードが更新された際に実行されます。
  • 追加と更新 - 追加と更新オプションを選択すると、データベースで新しいレコードが追加されたり、既存のレコードが更新された後、関連付けたタスクのトリガーになります。関連付けた項目のタスクはレコードが追加または更新された際に実行されます。

ルールのページの実行パネル
ルールの実行の詳細

c. 基準

基準のパネルはルールの条件や基準を定義します。

基準は下記で構成されています。

  • 条件の項目 - 値を確認するフォームの項目の名前です。
  • 演算子- 項目の値を評価する演算子です。演算子の種類は項目の種類に依存します。各項目の種類の演算子は下記になります。
    • 数字: 等しい/ 等しくない/ 未満/ 以下/ より大きい/ 以上
    • 日時:等しい、等しくない、以前、以後
    • その他: 等しい、等しくない、開始、終了、含む、含まない
  • 値 - 条件が合致するために、ユーザーが入力しなければならないデータです。可能値は項目の条件に依存します。

複数の条件

各基準や条件の最後に、[AND/OR ]演算子で各ルールに複数の条件を追加できる[ + ]ボタンがあります。1つ目の条件の右にある[ + ]ボタンをクリックすると、ドロップダウンに論理演算子を表示して、タスクが実行される前に、すべての条件に一致する必要がある (AND)、または、1つでも当てはまる(OR)を宣言します。

ルールのページの基準パネル 
ルールの基本情報

d. タスクの関連付け

タスクの関連付けパネルは、新しいタスクを作成して、それを既存のルールに関連付けるために使用されます。このパネル、またはタスクのタブから、新しいタスクを直接定義して、ルールに関連付けできます。新しいタスクを定義するには、タスクを参照してください。

ルールのページのタスクの関連付けパネル
タスクの関連付け

タスク

タスクは特定の条件が合ったときに実行されるアクションです。ルールの作成時または直接タスクタブからタスクを作成して、ルールと関連付けることができます。

タスクの一覧と関連付けられたルールを持つ自動化のページ
タスク一覧

タスクはさらに3つの種類に分類されます:

a. 項目のタスク

項目のタスクは、他の項目で指定された値に基づいて、フォームの項目やボタン(サブフォームまたはステートレスなフォームのボタンを参照)を表示/非表示、または有効/無効にできます。フォームが送信される前に、項目のタスクは実行されます。

下記の項目のタスクがサポートされています。

  • 項目を非表示 - 項目を非表示のタスクは、フォームの項目やボタンの表示に対応します。対象の項目やボタンは、非表示のルールの条件がtrueと判断されるまで表示あされます。条件がtrueの場合、項目やボタンは動的にサブフォームで非表示になります。
  • 項目の表示 - 項目の表示のタスクは、フォームの項目やボタンの表示に対応します。対象の項目やボタンは、表示のルールの条件がtrueと判断されるまで非表示になります。条件がtrueになると、その項目やボタンはフォームで動的に表示されます。
  • 項目の無効化 - 項目の無効化のタスクは、フォームの項目やボタンの無効化に対応します。対象の項目やボタンは、無効化のルールの条件がtrueと判断されるまで、閲覧や編集が有効になります。条件がtrueになると、その項目やボタンは、動的に無効化にされ、編集ができません。
  • 項目の有効化 - 項目の有効化のタスクは、フォームの項目やボタンの表示に対応します。対象の項目やボタンは、表示のルールの条件がtrueと判断されるまで非表示になります。条件がtrueになると、その項目やボタンはフォームで動的に表示されます。

    ルールの条件が「true」の場合、項目名 [Online_Payment]を有効化するタスク
    項目の表示のタスク

  • 項目の値の設定のタスク - 項目の値の設定タスクでは、フォームの項目に値を割り当てることができます。項目の追加をクリックして、必要な項目を選択して割り当てたい値を指定します。このタスクを実行するには、ルールと任意の条件に関連付けられている必要があります。一度に複数の項目に値を設定することが可能です。Deluge変数などの既定義変数やユーザー定義変数はこのタスクを使用して項目値として設定することはできません。

                               項目の値の設定タスク


    上の例の画像では、フォームが読み込まれると、指定された値"john@zillum.com"がメールの項目に設定されます。

    新しい項目のタスクを作成するには

    1. 自動化 - タスクをクリックします。
    2. [Create Task]ボタンをクリックします。
    3. タスク名を指定します。
    4. タスクの一覧から、対象の[項目のタスク]を選択します。
    5. フォームのすべての項目の一覧とフォームのボタン名が表示されます。
    6. 一覧から対象の項目を選択します。
    7. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

b. フォームのタスク

フォームのタスクは、メール/SMS/プッシュ通知をアプリのユーザーに通知する、フォームの送信後にカスタムの成功メッセージを表示する、フォームの送信後に別のWebサイトにユーザーをリダイレクトするなどの、さまざまなタスクを実行します。フォームが送信された後に、フォームのタスクは実行されます。

フォームのタスクは3種類あります:

  • メール/SMS/プッシュ通知のタスク - 通知のタスクは、フォームのデータが送信された後、ルールの条件がtrueと判断されると、個人やグループのメールアドレスに宛てにメール/SMSの通知をします。

    メール通知のタスクを追加するには

    1. 自動化- タスク をクリックします。
    2. [Create Task]ボタンをクリックします。
    3. タスク名を指定します。
    4. リストから[電子メール通知] タスクを選択します。
    5. [差出人/宛先]のアドレスを指定します。差出人アドレスとして、 管理者/ユーザーのメールアドレスも割り当て可能です。これを実施するには、差出人/宛先のアドレス項目にマウスオーバーして、リストからzoho variableを選択します。
      • zoho.adminuseridは、管理者ユーザーのメールアドレスを割り当てます。
      • zoho.loginuseridは、サインインユーザーのメールアドレスを割り当てます。
    6. [件名]を指定して、通知メッセージを送信します。
    7. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

      ルールの条件が「true」の場合、フォームの送信時にメールを送付するタスクのメール通知
      メール送信のタスク

    新しいSMS通知のタスクを追加するには

    1. 自動化- タスク をクリックします。
    2. [Create Task]ボタンをクリックします。
    3. [タスク名]を指定します。
    4. [SMS 通知]タスクを選択します。
    5. [デフォルト]の接続をクリックします。 
    6. [宛先]項目に国番号を付けた携帯番号を指定します。デフォルトの接続では、携帯電話の番号は「+」をつけずに国番号から始める必要があります。例えば、91xxxxxxxxxxです。ここでは"91"はインドの国番号です。 
    7. ルールの条件がtrueと判断されると、送信するメッセージをメッセージのテキストボックスに指定します。
    8. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

      ルールの条件が「true」の場合、フォームの送信時にSMSを送信するタスクのSMS 通知の画面
      メール送信のタスク

    プッシュ通知のタスクを追加するには

    1. 自動化- タスク をクリックします。
    2. [Create Task]ボタンをクリックします。
    3. タスク名を指定します。
    4. 一覧からプッシュ通知タスクを選択
    5. に応じてユーザーを選択ドロップダウンで、ユーザーリストまた項目の入力を選択します。選択したオプションに応じて、宛先項目が次のオプションで表示されます:
      • ユーザーリストが選択されると、宛先項目はアプリケーションのユーザーのメールアドレスを表示します。 
      • 項目の入力が選択されると、宛先項目にはDeluge変数とともにフォームにある項目を表示します。
    6. 送信する件名と通知メッセージを指定します。
    7. ビューのドロップダウンで、送信するレポートを選択します。
    8. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

      ルールの条件が「true」の場合、フォームの送信時にプッシュ通知を送付するプッシュ通知のタスク
      プッシュ通知のタスク

  • 完了時のメッセージのタスク - 成功メッセージのタスクは、フォームのデータの送信後にルールの条件がtrueと判断されると、カスタマイズした確認メッセージをユーザーに表示します。フォームのデータの送信後、成功メッセージのルールが条件に一致すると、ユーザーにはカスタマイズされたメッセージが表示されます。そうでなければ、フォームはフォームのプロパティで指定した標準メッセージを表示します。

    カスタムメッセージのタスクを追加するには

    1. 自動化- タスク をクリックします。
    2. [Create Task]ボタンをクリックします。
    3. [タスク名]を指定します。
    4. ルールの条件がtrueと判断されると表示されるカスタムメッセージを指定します。
    5. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

    ルールの条件が「true」の場合、フォームの送信時指定したメッセージを表示する成功メッセージのタスク
    成功メッセージ

  • 次のURLのタスク - 次のURLのタスクは、フォームの送信後にフォームを他のページにリダイレクトします。

    次のURLタスクを追加するには

    1. 自動化 - タスクをクリックします。
    2. [Create Task]ボタンをクリックします。
    3. [タスク名]を指定します。
    4. ルールの条件がtrueと判断されると表示するページのURLを指定します。例:"www.skydesk.jp".
    5. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

    ルールの条件が「true」の場合、フォームの送信時に指定したWebページにユーザーをリダイレクトするタスクのURL
    リダイレクトのタスク

c. サブフォームのタスク

サブフォームのタスクは、メインフォームで指定された値に基づいて、[レコードの追加/レコードの削除] ボタンのサブフォームを非表示/表示にします。フォームが送信される前に、サブフォームのタスクは実行されます。

下記のサブフォームがサポート対象です。

  • レコードの追加を非表示 - [レコードの追加を非表示]タスクは、サブフォームに表示される[新しく追加]ボタンを非表示にします。ルールの条件がtrueと判断されるまで、対象のボタンはサブフォームに表示されます。条件がtrueの場合、ボタンはサブフォームで非表示になります。
  • レコードの削除を非表示 - [レコードの削除を非表示]タスクは、サブフォームの各レコードに表示される[ X ]アイコンを非表示にします。ルールの条件がtrueと判断されるまで、[ X ]アイコンはサブフォームに表示されます。条件がtrueの場合、[ X ]アイコンはサブフォームで非表示になります。
  • レコードの追加を表示 - [レコードの追加を表示]タスクは、サブフォームに表示される[新しく追加]ボタンを表示します。ルールの条件がtrueと判断されるまで、対象のボタンはサブフォームで非表示になっています。ルールの条件がtrueと判断されると、ボタンは動的にサブフォームに表示されます。
  • レコードの削除を表示 - [レコードの削除を表示]タスクは、サブフォームの各レコードに表示される[ X ]アイコンを表示します。ルールの条件がtrueと判断されるまで、[ X ]アイコンはサブフォームで非表示になっています。ルールの条件がtrueと判断されると、[ X ]アイコンはサブフォームに動的に表示されます。

新しいサブフォームのタスクを作成するには

  1. 自動化- タスク をクリックします。
  2. [Create Task]ボタンをクリックします。
  3. タスク名を指定します。
  4. 表示されたリストから対象の[サブフォームのタスク]を選択します。
  5. フォームのすべてのサブフォームの項目の一覧が表示されます。
  6. 一覧から対象の項目を選択します。
  7. [保存]をクリックして、タスクの一覧にタスクを追加します。

ルールの条件が「true」の場合、[ X ]アイコンを非表示にする[レコードの削除を非表示]タスク
項目の表示のタスク

上記のサブフォームのタスクに関連付けられたルールのページ
サブフォームのルール

コードビュー 

ルールのページの右上にあるコードビューのリンクは、作成したルールのDelugeコードを表示します。
コードビュー

ルールの編集と削除

ルールのタブは、作成されたルールの一覧を表示します。既存のルールを編集するには、特定のルール名をクリックします。

ルールを削除するには、各ルールに表示される削除リンクをクリックします。

ルールの有効化と無効化

フォームに初めてルールを保存すると、デフォルトで有効化されます。自動化のページの各ルールに表示されているステータスボタンの [有効] をクリックすることで、この設定を変更できます。